[HSC MailInspector] - Bloqueio de emails com liberação pelo supervisor de emails

Em algumas empresas temos o papel do supervisor de emails, ao qual passa por ele os emails de uma determinada conta ou determinadas contas ficam "paradas" em um quarentena aguardando a liberação do supervisor.

Premissas

É necessário que o tenha acesso ao MailInspector com privilégio de administrador.

Lógica empregada

Criar uma quarentena customiza, com permissão de acesso ao administrador e aos supervisores. Todos os emails de origem e/ou destino para os emails monitorados são redirecionados a esta quarentena, aguardando a liberação dos mesmos pelo supervisor.

Obs: É possível trabalhar de duas formas distintas de quarentena supervisionada.

  1. Usando quarentena temporária: Os emails ficam parados nesta quarentena por um período definido pelo administrador e ao ultrapassar esse tempo, o email segue o seu caminho de entrada ou saída. Quando o supervisor libera o email desta quarentena, ela já sai da caixa e segue o seu caminho (sem ter que aguardar o tempo limite para a liberação automática).
  2. Usando quarentena permanente: Os emails ficam retidos permanentemente na quarentena customizada, aguardando a liberação do supervisor, se o mesmo não ocorrer, até o tempo estipulado de rotate da quarentena (pelo administrador), o email é automaticamente apagado do sistema.

Criar regra de Email Compliance, onde jogará para a quarentena customizada os emails que atenderem a condição e o acesso a pasta de Email Compliance somente será os que o administrador configurar (que no caso será o supervisor de emails e os administradores da caixa).

Guia Passo a Passo

  1. Vá em Configurações > Quarentena > Customizada
  2. Clique em Adicionar (plus)

    Selecione o nome da quarentena;
    Tipo:
    - Quarentena fixa (as mensagens ficarem retidas até que o supervisor libere ou até ocorrer a exclusão automática da mesma)
    - Quarentena por tempo de Armazenamento (Atrasar a Entrega). Essa quarentena é para caso você queira que a aprovação do email seja "automática", ao qual se o supervisor não tomar a medida de excluir o email retido, o mesmo prosseguirá com a entrega após o tempo expirar.
    Tamanho: 0;
    Tempo de Armazenamento das Mensagens: 15 (em dias). Indica por quanto tempo ficarão as mensagens disponíveis ao supervisor. Após esse período, a mensagem é excluída automaticamente.
    Tempo de Armazenamento dos Logs: 90 (em dias). Indica tempo de permanência no sistema dos logs referentes a mensagem.
    Permissões: Quem você deseja possuir permissão de acesso a essa pasta. Geralmente é o supervisor com permissão de aprovação do email. Como exemplo, vamos colocar o usuário roberto.chu e administradores como supervisor da pasta.
    Clique em Salvar
  3. Vá em Configurações > Cadastros > Grupos de Usuários e Crie um Grupo de Usuário onde serão monitorados os emails.
    Para isso, Clique em Adicionar (plus)

    Após inserido todos os emails, clique em salvar.
  4. Vá em Configurações > Email Compliance > Regras e Crie e Regra de Bloqueio na Quarentena Customizada (baseado nos emails com origem ou destino ao grupo de Emails Supervisionados).
    Como exemplo, vamos supor que todos os emails com DESTINO ao Grupo de Emails Supervisionados, devam cair na caixa de quarentena Supervisionada e somente seja liberado pelo Supervisor da pasta (no exemplo usamos roberto.chu)
    Clique em Adicionar (plus)
    Selecione Cabeçalho

    Clique em Avançar
    Na tela a seguir (Regra) selecione:
    Define o cabeçalho a ser utilizado: To
    Grupo: Emails Supervisionados
    Número Mínimo de Ocorrências: 1

    Clique em Avançar
    Na próxima tela indique o nome da regra (no exemplo colocamos Emails Supervisionados)
    Mude o Tipo para: Quarentena
    Em Ações (Armazenar mensagens na quarentena) selecione a pasta Quarentena Supervisionada

    Clique em Avançar
    Clique em Salvar
    Clique em Aplicar Configurações e Aplicar
  5. Na tela de RealTime > Emails > Quarentena, verifique que agora tem a pasta Quarentena Supervisionada para seleção, ao qual mostrará somente os emails que caírem na condição de Email supervisionado, permitindo dessa forma que o supervisor e o administrador possam tomar as ações de liberação ou exclusão dos emails dessa quarentena.

Dúvidas

Caso ainda tenha mais dúvidas quanto a esse procedimento, entre em contato conosco.